Chaque chef d’entreprise doit prendre conscience qu’un contrat est un document très important qui contient des détails cruciaux concernant les relations d’une organisation avec ses partenaires, clients, fournisseurs et employés. Cela s’applique surtout aux grandes organisations, car elles ont de nombreux contrats et il peut parfois être difficile de les gérer.
Une gestion de contrat automatisée et entièrement contrôlable n’est possible qu’avec l’aide d’outils spécialement conçus à cet effet. Il existe une multitude de solutions de ce type sur le marché. Par conséquent, un entrepreneur peut être confronté à un dilemme sur la façon de choisir une solution logicielle appropriée. Quelles attentes et exigences faut-il lui fixer ? Ce guide vous aidera à faire le bon choix.
Facilité de mise en œuvre et d’utilisation
Il est très important que le meilleur logiciel de gestion de
contrat de travail pour votre entreprise soit celui qui offre la facilité de mise en œuvre et d’utilisation à vos employés. L’emploi d’un nouveau logiciel dans n’importe quelle entreprise est un événement de transformation en soi et vous devez toujours faire face à la résistance du nouvel ensemble d’utilisateurs avant d’adopter le nouveau logiciel. Cependant, si le logiciel est très intuitif, après la prise en main initiale, les utilisateurs du
logiciel contrat de travail commencent à explorer le système en un minimum de temps.
D’autre part, la fonction de recherche globale est l’un des aspects les plus importants de tout logiciel de
gestion de contrat. Veillez à ce que votre progiciel permette des fonctions de recherche polyvalentes qui couvrent le texte intégral des documents, les métadonnées et toutes les informations connexes afin de ne rien manquer d’important. Consultez le site
www.c-first.fr pour en savoir plus.
Un système avec tableau de bord personnalisé
Les meilleurs
logiciels de gestion de contrat sont invariablement ceux qui peuvent être personnalisés pour chaque type de partie prenante dans votre processus de gestion des contrats. Une fois que les utilisateurs ont commencé à utiliser le produit au sein de votre organisation, ils vont passer beaucoup de temps sur le tableau de bord du programme. Des rôles différents conduisent à divers besoins commerciaux à mesure que l’entreprise évolue et que les objectifs changent. À tout moment, l’utilisateur souhaite obtenir des approbations plus rapides, tandis qu’à d’autres moments, l’accent sera mis sur les renouvellements accélérés. Dans un tel scénario, il ne sera pas obligé de contacter les équipes d’administration informatique pour déverrouiller certaines fonctionnalités. En outre, en fonction du comportement d’utilisation des usagers, le logiciel doit personnaliser le tableau de bord seul ou offrir la possibilité de le régler en fonction des préférences.
Conditions d’accès aux données et autorisations
Le logiciel idéal pour gérer les
contrats de travail devrait fournir un système complet de contrôle d’accès basé sur les rôles. L’accès aux données devrait être régi à un niveau micro, en fonction de différents facteurs tels que les rôles des utilisateurs, les zones géographiques, les départements et les autorisations d’accès. Ceci est important pour sécuriser les informations.
En outre, le logiciel doit également offrir la possibilité de restreindre l’accès au niveau des paragraphes. Souvent, plusieurs personnes travailleront sur le même document et vous ne voudrez pas que tout le monde voie le document complet s’il contient des informations confidentielles. Enfin, si votre objectif est de numériser l’intégralité du cycle de vie du contrat, la meilleure solution est un programme qui permette de numériser chaque étape du processus du cycle, y compris l’exécution. Certains fournisseurs peuvent vous offrir de meilleurs plans d’abonnement avec un accès groupé aux outils de signature électronique.
Etant donné l’importance d’un tel programme pour une entreprise en croissance, considérez tous les critères ci-dessus pour trouver la bonne solution.
